Bạn có thể sử dụng chức năng SUMIF trong Google Sheets để tổng hợp các số trong một dải ô thoả mãn một điều kiện nhất định. Chức năng này rất hữu ích để tóm tắt dữ liệu trong một danh mục cụ thể, ví dụ như tổng doanh thu của các bộ phim từ năm 2015.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu cách tổng hợp dữ liệu phù hợp với các tiêu chí cụ thể của bạn, chẳng hạn như tên, danh mục hoặc giá trị tiền tệ, trong một tập hợp dữ liệu.
Công thức SUMIF
Cú pháp của công thức SUMIF như sau:
=SUMIF(range, criterion, [sum_range])
Công thức này bao gồm các thành phần sau:
range: dải ô cần đánh giá dựa trên tiêu chí.criterion: điều kiện cần đáp ứng.sum_range: (tùy chọn) dải ô sử dụng để tổng hợp các số. Nếu bỏ qua dải này, dải đầu tiên sẽ được sử dụng.
Cách sử dụng SUMIF
Sau khi bạn đã quyết định thông tin bạn muốn tổng hợp trong tập dữ liệu này, hãy nhấp vào một ô trống trên bảng tính để nhập công thức SUMIF.
1. Chọn dải ô cần tổng hợp.
Sử dụng chuột để chọn dải ô chữ số mà bạn muốn tổng hợp dựa trên tiêu chí của mình.
Ví dụ, giả sử bạn muốn biết tổng doanh thu của các bộ phim do Steven Spielberg đạo diễn. Dải ô của chúng ta sẽ là cột nơi Sheets sẽ tìm thấy “Steven Spielberg”.
Bạn sẽ có các mục sau:
- Dải: Danh sách các mục mà tiêu chí của bạn dựa trên. Trong bảng bài tập của chúng ta, dải này sẽ là C2:C47, tức là danh sách các đạo diễn.
- Tiêu chí: Ô hoặc tiêu chí bạn muốn đánh giá. Trong trường hợp này, bạn sẽ nhập “Steven Spielberg” (bao gồm trong dấu ngoặc kép).
- Dải tổng hợp: Dải ô cần tổng hợp. Trong ví dụ này, nó là F2:F47, tức là toàn bộ danh sách doanh thu phòng vé.
Mỗi mục nhập trên được phân tách bằng dấu phẩy và nằm trong hai cặp dấu ngoặc.
2. Thêm tiêu chí.
Tiếp theo, bạn sẽ thêm tiêu chí vào công thức của bạn. Nó có thể là một số, một văn bản hoặc một ô khác. Dưới đây là một số tùy chọn tiêu chí SUMIF được liệt kê.
Trong ví dụ của chúng ta, hãy thêm một dấu phẩy sau đó là “Steven Spielberg” vào công thức của bạn.
3. Chọn dải ô cần tổng hợp dựa trên tiêu chí.
Kéo (hoặc nhập) dải ô chữ số bạn muốn tổng hợp bằng cách sử dụng các tiêu chí đã chọn. Dải thứ hai này nên tương ứng với các ô chứa số cần tổng hợp.
Bước này là tùy chọn và chỉ cần thực hiện nếu tổng của bạn phụ thuộc vào dữ liệu trong một cột khác ngoài cột tổng.
Trong ví dụ, hãy thêm một dấu phẩy thứ hai vào công thức. Tiếp theo, hãy làm nổi bật các số (doanh thu phòng vé) trong cột F mà bạn muốn tổng hợp, tức là F2:F47. Lúc này, công thức của bạn sẽ trông như sau:
=SUMIF(C2:C47, "Steven Spielberg", F2:F47)
4. Nhấn Enter để thực hiện tổng hợp.
Đóng ngoặc để chỉ ra một công thức hoàn chỉnh và nhấn Enter. Tổng của bạn sẽ xuất hiện trong ô.
Gỡ rối SUMIF
Dưới đây là một số lỗi cần chú ý khi sử dụng chức năng SUMIF:
- Lỗi #VALUE! có thể xảy ra nếu hàm SUMIF tham chiếu đến ô hoặc dải trong một workbook đã đóng.
- Công thức SUMIF có thể trả về giá trị không chính xác nếu bạn cố gắng so sánh các chuỗi ký tự dài hơn 255 ký tự.
- Bạn chỉ có thể sử dụng các dải cùng kích thước cho
rangevàsum_rangetrong công thức của bạn. Ví dụ, nếu dải của bạn là C2:C47, dải sum_range của bạn nên là F2:F47 thay vì F2:F100.
Giới hạn của SUMIF
Khi sử dụng chức năng SUMIF, hãy lưu ý một số giới hạn và giải pháp sau:
- SUMIF không phân biệt chữ hoa và chữ thường. Nếu bạn có “Steven Spielberg” trong bảng tính của mình, SUMIF sẽ tính nó.
- SUMIF có thể trả về tổng của các giá trị “khác” lỗi #N/A, nhưng nó không thể phát hiện lỗi #DIV/0!.
Thông tin thêm với Crawlan.com
Bạn muốn nâng cao kỹ năng làm việc với dữ liệu bằng cách sử dụng Google Sheets? Đăng ký khóa học Chứng chỉ Chuyên gia Phân tích Dữ liệu của Google. Bạn sẽ tìm hiểu thêm về các bảng tính và các công cụ phân tích chính khác.
