Làm thế nào để sử dụng tham chiếu tới ô trong menu lọc, lọc theo điều kiện và trường công thức tùy chỉnh trong Google Sheets? Tôi sẽ chỉ cho bạn một ví dụ để giúp bạn hiểu cách sử dụng tham chiếu tới ô một cách chính xác trong Menu Lọc trong Google Sheets. Kỹ thuật/mẹo này sẽ được tôi sử dụng trong một hoặc một số hướng dẫn sắp tới của tôi liên quan đến việc lọc tiên tiến bằng cách sử dụng lệnh Menu Lọc.
Giới thiệu
Google Sheets có một chức năng riêng để giúp bạn tổ chức và phân tích dữ liệu. Đó không gì khác là chức năng LỌC.
Có một chức năng khác có tên QUERY, có khả năng tương tự. Nhưng tôi không gọi nó là một chức năng LỌC vì nó linh hoạt hơn.
Mặc dù vậy, vẫn có nhiều người sử dụng lệnh Menu Lọc hơn là hai chức năng trên. Vì sao?
Lý do sử dụng menu Lọc hơn chức năng trên rất đơn giản. Các công thức dựa trên các chức năng trên tạo ra một phạm vi đã lọc mới, điều mà rất nhiều người dùng không muốn. Ngoài ra, còn một lợi ích nữa.
Tôi chắc chắn rằng bạn đã biết về hai loại lệnh Menu Lọc – ‘Tạo bộ lọc’ và ‘Xem lọc’ (để tạo một bộ lọc đã được lọc, bạn có thể truy cập cả hai từ menu Dữ liệu).
‘Các Xem lọc’ chỉ có thể xem/truy cập trên máy tính. Điều này có một lợi ích. Các người dùng khác nhau có thể đặt các bộ lọc khác nhau trên dữ liệu. Không cần phải nói, điều này không thể thực hiện với một công thức duy nhất.
Cách sử dụng tham chiếu tới ô trong trường công thức tùy chỉnh của menu Lọc
Hãy đến vấn đề chính, tức là sử dụng tham chiếu tới ô trong các công thức trong menu Lọc của Google Sheets.
Bạn có thể sử dụng các công thức trong Google Sheets:
- Trong một ô/phạm vi.
- Như một trường công thức tùy chỉnh trong các trường lệnh menu sau:
- Xác thực dữ liệu.
- Định dạng có điều kiện.
- Menu Lọc.
Chúng ta không gianh sử dụng tham chiếu tới ô trong công thức để tham chiếu tới một ô hoặc một mảng/phạm vi. Nhưng cách sử dụng có một chút khác biệt khi nói đến các công thức trong một ô và các công thức trong các trường lệnh menu.
Lần này, tôi sẽ không nói đến Xác thực dữ liệu và Định dạng có điều kiện. Hãy tập trung vào Menu Lọc và cách sử dụng tham chiếu tới ô một cách chính xác. Xem ví dụ dưới đây.
Lưu ý: Như tên gọi cho thấy, mục đích của menu Lọc, ‘Lọc theo điều kiện’ là sử dụng một công thức tùy chỉnh để lọc cột tương ứng.
Cách chèn một công thức tùy chỉnh trong menu Lọc của Google Sheets
Dữ liệu mẫu:
Tôi đã cài đặt một bộ lọc cho phạm vi B1:C15. Để làm điều đó, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn phạm vi B1:C15.
- Sau đó, di chuột đến menu Dữ liệu và nhấp vào ‘Tạo bộ lọc’.
Để chèn một công thức tùy chỉnh, hãy làm theo 3 bước dưới đây:
- Giả sử bạn muốn lọc một tên trong cột B. Vì vậy, hãy nhấp vào hộp thả xuống trong ô B1.
- Sau đó, nhấp vào ‘Lọc theo điều kiện’.
- Cuối cùng, chọn ‘Công thức tùy chỉnh là’.
Tham chiếu tới ô trong các công thức trong menu Lọc – Lọc theo điều kiện trong Google Sheets
Chúng ta có thể sử dụng tham chiếu tới ô trong một công thức của menu Lọc để tham chiếu tới dữ liệu trong một cột hoặc một ô chứa một điều kiện/tiêu chuẩn.
Tham chiếu tới dữ liệu trong một cột
Bây giờ, tôi chỉ muốn lọc tên ‘Jesse’ bằng một công thức tùy chỉnh. Làm thế nào để làm điều này?
=B2=”Jesse”
Chỉ cần chèn công thức trên vào ô trống ngay dưới trường ‘Công thức tùy chỉnh là’ và nhấp “OK”.
Không cần tham chiếu tới toàn bộ phạm vi B2:B15 trong công thức như =B2:B15=”Jesse” hoặc =ArrayFormula(B2:B15=”Jesse”)
Đó là mẹo số 1 để sử dụng tham chiếu tới ô một cách chính xác trong menu Lọc trong Google Sheets. Xem mẹo số 2 dưới đây.
Tham chiếu tới tiêu chuẩn trong ô
Công thức menu Lọc trên có một vấn đề. Khi bạn muốn lọc dữ liệu bằng một tiêu chuẩn mới, bạn cần chỉnh sửa công thức để thay đổi điều kiện/tiêu chuẩn.
Vì vậy, cách lý tưởng là chèn tiêu chuẩn, ở đây là tên “Jesse”, vào một ô và trong công thức, tham chiếu tới ô đó. Nhờ vậy, bạn có thể sau đó thay đổi tên “Jesse” thành một tiêu chuẩn khác.
Giả sử rằng tôi đã nhập tên “Jesse” vào ô E1. Sau đó, cách chính xác để sử dụng tham chiếu tới ô này trong công thức tùy chỉnh ‘Lọc theo điều kiện’ trong menu Lọc của Google Sheets là như sau.
=B2=$E$1
Bạn phải sử dụng tham chiếu tuyệt đối tới ô chứa tiêu chuẩn (xem ký hiệu đô la). Đối với ô tham chiếu tới dữ liệu (B2), nó phải được giữ là tương đối (không có ký hiệu đô).
Nếu bạn mắc bất kỳ sai lầm nào khi sử dụng tham chiếu tới ô như đã nói ở trên, bạn sẽ thấy dữ liệu trống hoặc lọc không đúng.
Lưu ý rằng việc thay đổi tiêu chuẩn trong ô E1 không khiến menu Lọc áp dụng bộ lọc mới tương ứng! Vậy thì làm sao?
Sau khi bạn đã thay đổi tiêu chuẩn, hãy nhấp vào hộp thả xuống trong ô B1 và đơn giản là nhấp “OK”.
