Bạn từng gặp tình huống có hai bảng tính với nội dung như sau:
- Một bảng chứa danh sách các quốc gia và dân số của chúng.
- Một bảng khác chứa danh sách các quốc gia khác nhau và diện tích của chúng tính bằng kilômét vuông.
Vấn đề làm sao để kết hợp hai bảng này thành một bảng duy nhất hiển thị thông tin về quốc gia, dân số và diện tích tương ứng? Trong Excel và Google Sheets, công cụ VLOOKUP (=VLOOKUP()) sẽ giúp bạn làm điều đó. Tôi thường sử dụng công cụ này để chuẩn bị dữ liệu cho các biểu đồ trong Datawrapper. Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích cách sử dụng công cụ này.
VLOOKUP là gì?
VLOOKUP được viết tắt từ “Vertical Lookup” (tìm kiếm theo chiều dọc). Công cụ này cho phép bạn tìm kiếm các ô dựa trên các ô khác. Ví dụ, bạn có thể sử dụng công cụ này để yêu cầu Excel hoặc Google Sheets: “Tìm Abkhazie trong cột này [trong bảng chứa diện tích] và trả lại diện tích của nó”. (Abkhazie là một vùng tranh chấp nằm ở phía đông bờ Biển Đen – phải, tôi cũng không biết trước đây).
Điều này rất hữu ích khi bạn có các quốc gia khác nhau trong hai bảng và không thể chỉ đơn giản sao chép cột diện tích và dán vào bên cạnh cột dân số.
Cách sử dụng VLOOKUP?
Công thức để sử dụng VLOOKUP có một số bước phức tạp, vì vậy chúng ta hãy đi qua từng bước một.
Trước hết, hãy tạo một cột mà bạn muốn thực hiện tìm kiếm. Chúng ta muốn hiển thị diện tích của các quốc gia bên cạnh cột dân số, nên tôi sẽ thêm một cột được gọi là “diện tích”.
Bây giờ, gõ =VLOOKUP(). Điều này cho biết với Excel hoặc Google Sheets rằng bạn muốn sử dụng công thức này. Nó sẽ yêu cầu bạn nhập bốn tham số:
- Khóa tìm kiếm (“Tìm Abkhazie …”)
- Phạm vi (“… trong cột này …”)
- Chỉ số (“… và trả lại giá trị kế bên.”)
- Và thông tin về việc cột của bạn đã được sắp xếp theo thứ tự chữ cái hay chưa.
Đó là rất nhiều thứ. Hãy cùng tôi làm nó.
Các bước sử dụng VLOOKUP
Dưới đây là giải thích về bốn tham số VLOOKUP cần:
- Đầu tiên là khóa tìm kiếm. Đây là tên quốc gia mà bạn muốn tìm kiếm trong hai bảng – giá trị mà bạn muốn tìm kiếm. Hãy chọn nó trong bảng chứa dân số để tìm kiếm trong bảng chứa diện tích (và để sau đó trả về giá trị trong cột bên cạnh).
Trong bảng chứa dân số, chúng ta chọn Abkhazie. Nó nằm ở ô A2, vì vậy công thức tiếp tục với =VLOOKUP(A2, …).
- Tiếp theo, là phạm vi. Ở đây, bạn cho biết cho Excel hoặc Google Sheets nơi nó sẽ tìm kiếm khóa tìm kiếm của bạn. Trong trường hợp của chúng ta, chúng tôi muốn tìm kiếm Abkhazie trong bảng chứa diện tích, trong cột đầu tiên, A. Nhưng, ⚠️ cẩn thận: Bạn phải bao gồm không chỉ cột chứa khóa tìm kiếm của bạn mà còn cột bạn muốn trả về giá trị. Vì vậy, phạm vi của chúng ta không chỉ là cột chứa quốc gia của chúng tôi, cột A, mà còn cột chứa diện tích – cột A:B trong bảng chứa diện tích:
Bây giờ, công thức của chúng ta trông như thế này: =VLOOKUP(A2, size!A:B, …).
Đó là phần khó nhất.
- Tham số thứ ba là chỉ số. Điều này dễ dàng: Hãy đếm số cột trong phạm vi của bạn và nói cho Excel hoặc Google Sheets bạn muốn trả lại giá trị từ cột nào.
Phạm vi của chúng ta có hai cột: Trong cột đầu tiên của phạm vi, chúng ta tìm kiếm khóa tìm kiếm. Excel và Google Sheets gọi cột này là “cột 1”. Bên cạnh đó là cột chứa diện tích. Đó là “cột 2”. Chúng ta muốn trả lại giá trị từ cột 2. Vì vậy chỉ số của chúng ta là … những tiếng trống 🥁… 2.
Bây giờ, công thức của chúng ta trông như thế này: =VLOOKUP(A2, size!A:B, 2, …).
- Với tham số cuối cùng, bạn trả lời câu hỏi: “Các cột chứa quốc gia đã được sắp xếp (thường theo thứ tự chữ cái) hay chưa?” với TRUE hoặc FALSE. Bạn không cần thêm tham số thứ tư này – nếu không có, Excel hoặc Google Sheets sẽ cho rằng bạn đã trả lời: “Có, nó là TRUE, chúng đã được sắp xếp”. Tôi thích thêm FALSE ở đây cho các dữ liệu như các quốc gia, để chắc chắn.
Đối với dữ liệu của chúng ta, công thức
=VLOOKUP(khóa tìm kiếm, phạm vi, chỉ số, đã sắp xếp?)
trông như thế này:
=VLOOKUP(A2, size!A:B, 2, FALSE)
Nếu chúng ta gõ điều này vào ô C2 (ô trống đầu tiên bên cạnh Abkhazie) trong bảng chứa dân số, chúng ta sẽ có những gì chúng ta muốn – diện tích của Abkhazie tính bằng kilômét vuông!
Áp dụng VLOOKUP cho cả cột
Nhưng chúng ta không làm tất cả công việc này chỉ vì Abkhazie. Đến lúc áp dụng công thức của chúng ta cho tất cả các quốc gia. Để làm điều này, hãy chọn ô C2, sau đó nhấp đúp vào hình vuông nhỏ màu xanh lá cây ở góc dưới cùng bên phải. Điều này sẽ áp dụng công thức cho tất cả các ô trong cột C có giá trị trong cột bên trái.
Cách chỉ chọn một phần của cột làm phạm vi
Việc chọn toàn bộ cột cho phạm vi của bạn là dễ dàng hơn (A:B). Nếu phạm vi của công thức của bạn chỉ bao gồm một phần cột trong bảng thứ hai (ví dụ: size!A2:B10) và bạn áp dụng công thức cho nhiều hơn một ô, thì công thức sẽ mở rộng (ví dụ: thành size!A3:B11, sau đó size!A4:B12, v.v.).
Nếu bạn muốn tránh điều này, hãy thêm dấu $ trước các giá trị mà bạn muốn giữ nguyên, như thế này: A$2:B$10.
Tuyệt vời! Bạn vừa sử dụng công thức VLOOKUP để có được một danh sách gọn gàng về các quốc gia, dân số và diện tích! Đây là những dữ liệu mà bạn có thể dán vào Datawrapper để tạo biểu đồ, bản đồ hoặc bảng gọn. Dưới đây là ví dụ về một biểu đồ điểm mà tôi tạo ra với dữ liệu này trong Datawrapper:
Để thử nghiệm, hãy nhấp vào Démarrer la création trên trang web của chúng tôi.
Tôi hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích cho bạn! Nếu bạn cần sự trợ giúp thêm để làm sạch dữ liệu của mình để chuẩn bị cho một công cụ biểu đồ như Datawrapper, hãy xem bài viết “Cách chuẩn bị dữ liệu cho phân tích và biểu đồ trong Excel & Google Sheets” của chúng tôi. Và nếu bạn có câu hỏi, hãy để lại bình luận hoặc viết email cho tôi tại [email protected].
