Nếu bạn muốn tìm hiểu về cách sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets, bài viết này dành cho bạn. Việc sắp xếp dữ liệu là một tính năng hữu ích, đặc biệt khi bạn làm việc với một tập hợp dữ liệu lớn, bạn cần sắp xếp dữ liệu để tìm kiếm xu hướng hoặc sắp xếp chúng để sử dụng các chức năng khác của Google Sheets như VLOOKUP. Google Sheets cho phép bạn sắp xếp dữ liệu của mình theo nhiều cách khác nhau. Bạn có thể sử dụng tùy chọn sắp xếp thông thường để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Hoặc bạn có thể áp dụng chức năng SORT để tạo ra một tập hợp dữ liệu mới và đã được sắp xếp từ lựa chọn ban đầu của bạn. Ngoài ra, còn một số cách khác để sử dụng tính năng này để làm cho tập hợp dữ liệu của bạn có ý nghĩa hơn. Chúng ta sẽ thảo luận về điều đó trong bài viết này, kèm theo ví dụ minh họa. Bắt đầu thôi.
Cách sắp xếp một cột trong Google Sheets
Có nhiều cách để sắp xếp dữ liệu của bạn trong Google Sheets. Mỗi cách đều cung cấp các tùy chọn và tính năng sắp xếp khác nhau.
Hãy khám phá chúng từng bước một.
Phương pháp 1: Sử dụng sắp xếp với phạm vi sắp xếp
Phương pháp đầu tiên để sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets là sử dụng tùy chọn sắp xếp với phạm vi sắp xếp.
Đây là cách sử dụng nó.
Bước 1: Mở file Google Sheets với bảng dữ liệu của bạn.
Bước 2: Chọn cột bạn muốn sắp xếp.
Bước 3: Nhấp chuột phải bất kỳ nơi nào trong cột.
Bước 4: Nhấp vào “Sắp xếp phạm vi” trong menu.
Bước 5: Điều này sẽ mở các thiết lập sắp xếp cho phạm vi.
Bước 6: Chọn “Dữ liệu bao gồm tiêu đề” nếu bảng của bạn có tiêu đề (được đề xuất).
Bước 7: Trong menu “Sắp xếp theo”, chọn tên của cột của bạn.
Bước 8: Chọn “A → Z” để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần và “Z → A” để sắp xếp cột của bạn theo thứ tự giảm dần.
Bước 9: Nhấp vào “Sắp xếp” để đóng hộp thiết lập.
Bây giờ, cột bạn đã chọn đã được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nhưng phần còn lại của cột sẽ không thay đổi. Nếu bạn muốn các cột tương ứng điều chỉnh tương ứng, quay trở lại Bước 2 và chọn bảng đầy đủ thay vì chỉ chọn cột bạn muốn sắp xếp. Quá trình còn lại sẽ không thay đổi. Bây giờ, khi bạn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần, các cột bên cạnh cột chính của bạn cũng sẽ điều chỉnh tương ứng.
Phương pháp 2: Sử dụng menu cột
Phương pháp thứ hai để sắp xếp dữ liệu của bạn trong Google Sheets là sử dụng menu tùy chọn cột.
Hãy làm theo các bước này.
Bước 1: Mở bảng Google với bảng dữ liệu của bạn.
Bước 2: Bảng của bạn phải bắt đầu từ dòng đầu tiên trong bảng.
Bước 3: Đảm bảo rằng bảng dữ liệu của bạn có tiêu đề.
Bước 4: Nhấp vào “Xem → Cố định”.
Bước 5: Nhấp vào hàng 1. Điều này sẽ cố định hàng đầu tiên của bảng của bạn (tiêu đề) trong bảng.
Bước 6: Di chuột qua cột bạn muốn sắp xếp. Điều này sẽ hiển thị mũi tên nhỏ bên cạnh.
Bước 7: Nhấp vào mũi tên để mở menu.
Bước 8: Nhấp vào “Sắp xếp từ A đến Z” để sắp xếp cột của bạn theo thứ tự tăng dần và “từ Z đến A” để sắp xếp cột của bạn theo thứ tự giảm dần.
Bạn đã thành công sắp xếp cột đã chọn của mình theo thứ tự giảm dần hoặc tăng dần. Tuy nhiên, các cột khác sẽ không thay đổi. Nếu bạn muốn các cột khác trong bảng của bạn điều chỉnh dựa trên cột bạn chọn, làm theo các bước này.
Bước 1: Chọn các tiêu đề của bảng của bạn.
Bước 2: Truy cập vào menu Dữ liệu.
Bước 3: Nhấp vào “Sắp xếp bảng theo [cột bạn đã chọn]” theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
Trong phương pháp này, Google Sheets sẽ sử dụng cột bạn chọn làm điểm tham chiếu chính để sắp xếp các cột khác trong bảng dữ liệu của bạn.
Phương pháp 3: Sử dụng bộ lọc
Phương pháp thứ ba để sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets là áp dụng bộ lọc. Hãy làm theo các bước sau đây.
Bước 1: Mở bảng Google với dữ liệu của bạn.
Bước 2: Chọn tất cả các ô trong bảng dữ liệu của bạn.
Bước 3: Nhấp vào “Dữ liệu → Tạo bộ lọc”.
Bước 4: Điều này sẽ thêm các biểu tượng bộ lọc vào tất cả các tiêu đề của bảng của bạn.
Bước 5: Nhấp vào biểu tượng bộ lọc trong cột bạn muốn sắp xếp.
Bước 6: Nhấp vào “Sắp xếp từ A đến Z” để sắp xếp dữ liệu của bạn theo thứ tự tăng dần và “từ Z đến A” để sắp xếp dữ liệu của bạn theo thứ tự giảm dần.
Một cách khác, bạn cũng có thể áp dụng bộ lọc cho bảng (bước 3) bằng cách chọn bảng của bạn và nhấp vào biểu tượng bộ lọc.
Quá trình còn lại sẽ không thay đổi.
Đó là ba phương pháp chính để sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets.
Bây giờ, hãy xem một số cách khác để sử dụng chức năng sắp xếp.
Cách sắp xếp theo thứ tự ABC
Nếu bạn có dữ liệu theo thứ tự ABC hoặc alphanuméric trong bảng Google Sheets của bạn, bạn có thể sắp xếp nó theo thứ tự ABC bằng cách sử dụng chức năng sắp xếp.
Hãy làm theo các bước sau đây.
Bước 1: Mở bảng Google với dữ liệu của bạn.
Bước 2: Chọn toàn bộ bảng chứa dữ liệu của bạn.
Bước 3: Nhấp chuột phải bất kỳ nơi nào trên bảng và chọn “Sắp xếp phạm vi”.
Bước 4: Chọn “Dữ liệu bao gồm dòng tiêu đề”.
Bước 5: Chọn cột chính bạn muốn sắp xếp trong danh sách thả xuống.
Bước 6: Để sắp xếp cột của bạn theo thứ tự ABC, chọn sắp xếp từ A đến Z.
Bước 7: Nhấp vào “Sắp xếp”.
Bây giờ, dữ liệu của bạn đã được sắp xếp theo thứ tự ABC. Nếu bạn muốn sắp xếp theo thứ tự ngược lại, hãy chọn Z → A.
Cách sắp xếp nhiều cột
Ở phần trước, chúng ta đã thảo luận về cách sắp xếp một cột theo thứ tự ABC. Nhưng nếu bạn muốn sắp xếp nhiều cột trong cùng một bảng thì sao?
Hãy xem cách làm.
Bước 1: Mở bảng Google với bảng dữ liệu của bạn.
Bước 2: Đảm bảo rằng bảng của bạn có tiêu đề.
Bước 3: Chọn tất cả các ô trong bảng của bạn.
Bước 4: Chuột phải bất kỳ nơi nào trên bảng.
Bước 5: Chọn “Dữ liệu bao gồm tiêu đề”.
Bước 6: Đầu tiên, hãy chọn cột chính tăng dần mà bạn muốn sắp xếp. Khi bạn sắp xếp nhiều cột, Google Sheets sẽ sắp xếp dữ liệu theo cùng một thứ tự mà bạn chọn các cột trong cài đặt.
Bước 7: Chọn A → Z để sắp xếp cột của bạn theo thứ tự tăng dần.
Bước 8: Để sắp xếp một cột khác, nhấp vào “Thêm cột sắp xếp khác”.
Bước 9: Chọn cột thứ hai bạn muốn sắp xếp trong bảng của bạn.
Bước 10: Chọn danh sách tăng dần hoặc giảm dần để sắp xếp dữ liệu của bạn.
Bước 11: Để sắp xếp một cột khác, nhấp vào “Thêm cột sắp xếp khác” một lần nữa.
Bước 12: Chọn cột mà bạn muốn sắp xếp. Bạn có thể thêm tối đa 10 cột để sắp xếp theo cách này.
Bước 13: Khi bạn đã thêm tất cả các cột, nhấp vào “Sắp xếp” để đóng hộp thiết lập.
Bây giờ, bảng dữ liệu của bạn đã được sắp xếp theo cùng một thứ tự mà bạn đã chọn các cột trong cài đặt sắp xếp.
Cách sắp xếp một bảng Google hoàn chỉnh
Nếu bạn muốn sắp xếp không chỉ một cột trong bảng của mình, mà còn sắp xếp tất cả các ô còn lại trong một cột, đây là cách thức để làm điều đó.
Bước 1: Mở bảng Google với bảng dữ liệu của bạn.
Bước 2: Chuột phải vào chữ cái của cột bạn muốn sắp xếp.
Bước 3: Chọn “Sắp xếp bảng từ A đến Z” để sắp xếp toàn bộ cột trong bảng theo thứ tự tăng dần. Để sắp xếp theo thứ tự giảm dần, hãy chọn “Sắp xếp bảng từ Z đến A”.
Đây là cách thay thế để sắp xếp một cột hoàn chỉnh trong bảng của bạn.
Bước 1: Chọn cột bạn muốn sắp xếp bằng cách nhấp vào chữ cái ở đầu trang bảng của bạn.
Bước 2: Truy cập vào “Dữ liệu → Sắp xếp bảng theo cột [lựa chọn của bạn] từ A đến Z”.
Với phương pháp này, cột bạn chọn đầy đủ sẽ được sắp xếp và các cột khác trong bảng của bạn sẽ điều chỉnh tương ứng.
Cách sắp xếp các cột theo màu
Ngoài việc sắp xếp cột theo thứ tự tăng dần và giảm dần, Google Sheets còn cho phép bạn sắp xếp các cột theo màu.
Có một số cách để sử dụng sắp xếp theo màu.
- Sắp xếp các ô dựa trên màu văn bản
- Sắp xếp các ô dựa trên màu nền
Việc áp dụng sắp xếp theo màu chỉ hợp lý khi các ô hoặc văn bản mà chúng chứa có nhiều màu sắc. Nếu bạn không sử dụng màu sắc, hãy sử dụng sắp xếp tiêu chuẩn theo thứ tự tăng dần và giảm dần mà chúng tôi đã thảo luận trong bài viết.
Dưới đây là cách bạn có thể áp dụng sắp xếp theo màu vào dữ liệu của mình trong Google Sheets.
Bước 1: Mở bảng Google chứa dữ liệu của bạn.
Bước 2: Đảm bảo rằng bảng của bạn có tiêu đề.
Bước 3: Chọn toàn bộ bảng của bạn và nhấp vào biểu tượng bộ lọc.
Bước 4: Nhấp vào biểu tượng bộ lọc cho cột mà bạn muốn sắp xếp.
Bước 5: Di chuột qua “Sắp xếp theo màu”. Điều này sẽ hiển thị hai tùy chọn: Màu nền và Màu văn bản. Hãy chọn tùy chọn phù hợp với bạn.
Bước 6: Nếu có nhiều màu trong bảng của bạn, bạn sẽ thấy tất cả chúng trong menu sắp xếp. Hãy chọn màu chính bạn muốn sử dụng để sắp xếp bảng của bạn.
Bây giờ, dữ liệu của bạn đã được sắp xếp theo màu bạn đã chọn.
Cho người dùng nâng cao: Hàm SORT
Ngoài tùy chọn sắp xếp cơ bản mà chúng tôi đã đề cập chi tiết trong bài viết này, Google Sheets cũng có một chức năng SORT dành cho người dùng nâng cao.
Dưới đây là những gì nó làm.
Giả sử bạn có một bảng dữ liệu trong Google Sheets và bạn muốn sao chép nó sang một phần khác của bảng, nhưng theo thứ tự tăng dần.
Để làm điều đó, bạn sẽ áp dụng hàm SORT vào ô mà bạn muốn dữ liệu sao chép và được sắp xếp.
Cú pháp của hàm SORT
Dưới đây là cú pháp của hàm SORT trong Google Sheets:
=SORT(range, sort_column, is_sorted, [sort_column2, is_sorted2, …])
Dưới đây là những gì mỗi thành phần của cú pháp này đại diện:
- Phạm vi: Đây là phạm vi dữ liệu bạn muốn sắp xếp.
- Cột_sắp_xếp: Đây là chỉ số của cột bạn muốn sắp xếp trong phạm vi dữ liệu của mình. Nó phải là một cột duy nhất có cùng số hàng như phạm vi. Tất cả các cột khác trong phạm vi dữ liệu sẽ được sắp xếp dựa trên cột_sắp_xếp.
- Is_sorted: Nó được đánh dấu là TRUE hoặc FALSE và xác định xem dữ liệu đã sắp xếp của bạn xuất hiện theo thứ tự tăng dần hay giảm dần (TRUE=thứ tự tăng dần và FALSE=thứ tự giảm dần).
- [sort_column2, is_sorted2, …]: Đây là tùy chọn và được sử dụng khi bạn muốn sắp xếp nhiều cột.
Cách áp dụng hàm SORT trong Google Sheets
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng hàm SORT để sao chép và sắp xếp dữ liệu của mình trong Google Sheets:
Bước 1: Mở bảng Google với tập dữ liệu của bạn.
Bước 2: Nhấp chuột vào ô bạn muốn dữ liệu sao chép và sắp xếp bắt đầu.
Bước 3: Áp dụng hàm SORT vào ô này.
Ví dụ, với bảng dữ liệu dưới đây, đây là cách bạn sẽ áp dụng hàm SORT:
=SORT(B2:D12,1,FALSE)
Bước 4: Khi bạn nhập hàm, đây là cách dữ liệu đã sắp xếp sẽ trông.
Vì dữ liệu gốc đã được sắp xếp theo thứ tự tăng dần, dữ liệu sao chép sẽ trông tương tự.
Bước 5: Nếu bạn thay đổi đối số TRUE thành FALSE trong công thức, dữ liệu sao chép sẽ được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.
Lưu ý thêm rằng tôi đã cố ý không bao gồm các tiêu đề trong phạm vi dữ liệu vì hàm SORT không xử lý chúng khác biệt so với các ô khác trong bảng.
Sau khi dữ liệu đã được sao chép, bạn có thể thêm tiêu đề bằng cách thủ công.
Kết luận
Việc sắp xếp dường như là một tùy chọn có giới hạn. Nhưng như bạn đã thấy trong bài viết này, bạn có thể sử dụng nó theo nhiều cách. Không chỉ giúp bạn tổ chức dữ liệu của mình dễ dàng, mà nó còn giúp bạn phân tích chúng hiệu quả hơn. Đối với người dùng nâng cao, hàm SORT là một tùy chọn hấp dẫn khác, giúp bạn sắp xếp và sao chép dữ liệu của mình theo nhiều cách khác nhau.
